Aplicación de la LOPD en las Comunidades de Propietarios

La Ley Orgánica de Protección de Datos obliga que cualquier entidad que trate datos de carácter personal debe cumplir con una serie de medidas que garanticen la protección de esa información. Así, Comunidades de Propietarios y Administradores de Fincas se ven afectados por esta normativa, que tienen la obligación de respetar adoptando las medidas de seguridad pertinentes para garantizar la intimidad de los vecinos.

La Comunidad de Propietarios es el principal responsable y está obligado a implantar la LOPD y declararse Responsable de los ficheros en el Registro General de Protección de Datos. Así, la titularidad del fichero corresponde a la Comunidad de Propietarios.

Por otro lado, el Administrador de Fincas, es quien realiza todas las gestiones administrativas e incluso custodia toda la documentación e información sobre los propietarios de las viviendas y resto de datos de carácter personal y es considerado como el Encargado de Tratamiento.

La relación entre el Administrador de Fincas y la Comunidad de Propietarios, deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento (el Administrador de Fincas) tratará los datos conforme a las instrucciones del Responsable del tratamiento (la Comunidad de Propietarios), que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

Por otra parte, el Administrador de Fincas está obligado al deber de secreto (artículo 10 de la LOPD) y a devolver o destruir los datos una vez finalizada la prestación del servicio (artículo 12 de la LOPD)

Las obligaciones de las Comunidades de Propietarios para cumplir con la LOPD son las siguientes:

  • Inscribir aquellos ficheros que contengan datos de carácter personal en el Registro de la AGPD (Agencia española de Protección de Datos).
  • Elaborar e implantar un Documento de Seguridad que describa y regule el tratamiento de los datos personales.
  • Firmar contratos de terceros que accedan o puedan acceder a datos de propietarios para la prestación de diversos servicios (arreglo de fachadas, antenas de televisión, porteros automáticos, etc.)

Las medidas de seguridad serán implementadas en función del nivel de seguridad aplicable a los ficheros que se manejan. Lo habitual será que los datos que se manejen sean de nivel básico, aunque existe la posibilidad de que la Comunidad de Propietarios maneje datos de nivel medio e incluso alto en el caso de las comunidades con empleados. (Ver guía seguridad de datos AGPD)

Respecto a los incumplimientos de la LOPD que, en un mayor número de ocasiones, conllevan una sanción de la AEPD para las Comunidades de Propietarios, podemos destacar tres: no tener inscritos los ficheros de datos personales en el Registro de la AGPD, disponer de zonas videovigiladas no señalizadas debidamente en la Comunidad y publicar datos de carácter personal de los propietarios en el tablón de anuncios.

Estas sanciones son públicas. Se pueden consultar en la web de la Agencia Española de Protección de Datos,( www.agpd.es). No solo el daño económico puede ser muy importante para la continuidad económica de la Comunidad de Propietarios, sino que el daño a la imagen de la misma y de sus propietarios, administradores, etc, es muy relevante. Cuando la Comunidad de Propietarios se adapta a la LOPD minimiza estos riesgos, tanto económicos como de imagen.

Por tanto, hay dos razones fundamentales para adaptarse a LOPD:

  • Garantizar la confidencialidad de los datos de los propietarios e impedir que estos se comuniquen a terceros con un fin distinto al de gestionar las funciones propias de la Comunidad.
  • Cumplir con la legislación vigente, debido a las elevadísimas sanciones que se imponen por incumplimiento.

En Administración de Fincas Arrate gestionamos el registro del archivo en la Agencia Española de Protección de Datos, elaboramos el Documento de Seguridad y del resto de trámites.
Si tienes dudas, consúltenos sin compromiso. www.fincasarrate.com